Gute Geschäftsideen zu haben und erfolgreich umzusetzen ist das eine, aber wenn es dann um #Finanzplanung, #Buchhaltung und #Steuern geht, bekommen meiner Erfahrung nach gerade die kreativsten Köpfe einen Knoten im Hirn und sammeln ihre Belege in einem schicken Schuhkarton. Ich zugegebenermaßen auch. Kann eine Software wie lexoffice da wirklich Abhilfe schaffen?
In den vergangenen Jahren konnte ich mich immer entspannt zurücklehnen – mit so lästigen Dingen wie Buchhaltung und Steuern hatte ich überhaupt nichts zu tun. Das erledigten verlässlich der Geschäftsführer und die Buchhalterin unserer Berliner GmbH. Ich brauchte mich lediglich auf meine eigentliche Arbeit, die Leitung und Umsetzung komplexer öffentlicher Projekte zu konzentrieren. Ob Angebote schreiben, Rechnungen, Mahnungen oder Buchungen erfassen: von alldem war ich wunderbarerweise befreit.
Mit dem geplanten Umzug in die Oberlausitz im letzten Jahr begann ich wieder eine neue Selbstständigkeit als Freelancerin – unabhängig von unserer Firma. Ich wollte vor allem wieder flexibler und (orts-)unabhängiger arbeiten können, was natürlich nicht möglich ist, wenn man große Berliner Projekte leitet und durchführt.
Buchhaltung im Griff = Kopf frei
Es scheint ein allgemeines Phänomen zu sein, nämlich, dass man das, was man anderen rät, selbst nicht immer unbedingt so konsequent umsetzt. Und so machte ich das, wovon ich sonst Gründern dringlich abrate: ich schob den unangenehmen Buchhaltungs- und Finanzkram erst einmal auf die längere Bank. Immerhin drängelte ein kleines Stimmchen in mir jedoch immer heftiger, schnellstmöglich ein System und Ordnung in meine Finanzen zu bringen, um nicht in wenigen Monaten beim Anblick von Schuhkartons voller Belegen in Panik zu verfallen.
Es gibt ja keine Zufälle: gerade als das innere Drängeln zu laut wurde, erhielt ich praktischerweise einen reizvollen Auftrag, nämlich das Buchhaltungstool lexoffice gegen Honorar zu testen und über meine Erfahrungen hier im Blog zu berichten. Meine Motivation, meine eigene Buchhaltung endlich mal zu optimieren, wurde dadurch deutlich gestärkt, denn wenn man einmal einen Auftrag angenommen hat, gibt es unweigerlich kein Zurück mehr.
Wie du vielleicht schon gemerkt hast: es gibt andere Dinge, die auch ich deutlich prickelnder finde als Buchhaltung und Steuern, und so wollte ich natürlich vor allem wissen, ob lexoffice mir die Beschäftigung mit so unangenehmen Dingen zeitlich und inhaltlich wirklich deutlich erleichtern kann. Mich hat interessiert, ob ich damit wirklich schnell und unkompliziert den Bürokratiekram erledigen kann. Und was das Wichtigste für mich war: könnte ich damit dem Schreckgespenst „Steuererklärung“ den Garaus machen, um nicht mehr einmal im Jahr in hektischen Aktionismus verfallen zu müssen? Optik war mir dabei natürlich auch sehr wichtig. Mit einer Online-Plattform, bei der ich mich regelmäßig schüttle, wenn ich sie ansehe oder formell korrekt erstellten Rechnungen, die graphisch aber eine Katastrophe und mir dementsprechend peinlich sind, kann ich prinzipell nicht arbeiten. Achja: und ich bin natürlich ein Community-Fan. Das heißt, wenn es auf einer Online-Plattform nur staubtrocken und bestenfalls höflich zugeht, fühle ich mich dort auch nicht sonderlich wohl.
Also habe ich meinen persönlichen Testlauf gestartet – Rechnungen erstellt, Mahnungen verschickt, Belege gebucht, meinen Finanzstatus im Dashboard kontrolliert – und hatte – wer hätte das gedacht? – sogar Spaß dabei. Aber das allerallererste was ich natürlich gemacht habe (Spaß muss sein): ich hab mir eine schicke Rechnungsvorlage mit Logo gebastelt.
Schnell, intuitiv und simpel personalisiert
Die meisten Kleinunternehmer oder Freelancer, die ich kenne, wollen (so wie ich) sich nicht lange in etwas Neues einfuchsen müssen, vor allem, wenn es ihnen keinen besonderen Spaß macht. Außerdem fehlt dazu in der Regel auch die Zeit, weil man sich ja um alles mehr oder weniger alleine kümmern muss und Auftragsakquise und -erfüllung immer Vorrang haben.
Hier kommt Dir lexoffice entgegen: die Einrichtung Deines Accounts ist im Handumdrehen und unkompliziert erledigt, einfach anmelden und loslegen. Die Programmlogik folgt dabei mit ihrem Erscheinungsbild dem, was vielen Android- und Google-Nutzern schon vertraut ist.
YouTube-Tutorials helfen bei der Einrichtung und Anwendung von lexoffice
Personalisiertes Papier für Deine Angebote, Rechnungen und Mahnungen designen und drucken zu lassen, kannst Du Dir ebenfalls sparen. Es gibt im Programm im Bereich Druckeinstellungen bereits verschiedene Mustervorlagen zwischen denen Du wählen und die Du ebenfalls schnell und unkompliziert individuell anpassen kannst, einschließlich der Platzierung Deines Firmen-Logos.
Kontaktdaten kannst Du manuell eingeben oder Du übernimmst Daten via OCR aus gescannten Rechnungsbelegen. Ich muss zugeben, dass ich meine Daten jedoch lediglich manuell eingegeben habe und deshalb die Genauigkeit der OCR-Funktion nicht beurteilen kann. OCR hin oder OCR her: der Einstieg ins Programm und die Einrichtung Deiner Arbeitsgrundlagen wird Dir schon einmal erfreulich leicht gemacht. Was mir persönlich dabei besonders gefällt: neben einer Stichworthilfe und einem lexoffice-Forum gibt es auch zahlreiche YouTube-Tutorials, die Dich durch die einzelnen Schritte führen.
Die nächste Steuererklärung kommt bestimmt
Das mühseligste an der Buchhaltung und Steuererklärung ist, wie Du sicherlich weißt, das manuelle Zusammensuchen von Vorgängen und Belegen. Verknüpfst Du lexoffice mit Deiner Bank (was ebenfalls kurz und schmerzlos geht), ermöglicht Dir das nicht nur eine Konto-Übersicht im Programm, sondern auch eine fortlaufende Übertragung von Einnahmen und Ausgaben in Deine lexoffice-Buchhaltung einschließlich näherer Beschreibung, die Du nach Deinen Wünschen festlegst. Dafür stellt lexoffice freundlicherweise schon eine Liste gängiger Kategorien zur Verfügung, aus denen Du wählen kannst und die für die spätere Steuererklärung relevant sind. Deine vorher im Programm erstellten oder eingescannten Rechnungen werden Dir dabei angezeigt und können mit einem Klick entsprechend zugeordnet werden.
Dass Du natürlich auf jeden Fall und ohne Wenn und Aber vorher gewisse Sicherheitsvorkehrungen treffen solltest, wenn Du Bankgeschäfte via Internet abwickeln möchtest, ist Dir sicherlich klar, so dass ich das hier nicht näher ausführen muss…
lexoffice merkt sich, wann Zahlungen fällig sind, wenn ein Zahlungsziel eingegeben wurde.
Mit lexoffice erstellst Du jedoch nicht nur Deine Rechnungen, versendest sie nach Bedarf direkt aus dem Programm per Mail und buchst sie als Beleg, sondern Du wirst auch durch das Programm daran erinnert, wenn eine Zahlung fällig ist – vorausgesetzt, Du hast daran gedacht, ein Fälligkeitsdatum dafür zu bestimmen. Dein Dashboard hilft Dir dabei, den Überblick zu bewahren: dort siehst Du alles Wesentliche zu Deinen Rechnungen und Umsätzen auf einen Blick. Und solltest Du keinen fälligen Zahlungseingang feststellen können, generierst Du mit einem Knopfdruck aus Deiner Rechnung eine „Mahnung“ (die Du auch individuell betiteln kannst, falls Dir das Wort „Mahnung“ zu hart erscheinen sollte) und versendest diese auf Wunsch wieder direkt aus dem Programm per Mail.
Wir denken jedoch lieber positiv: Deine Kunden haben brav gezahlt und Du willst den Eingang verbuchen. Dazu kannst Du jetzt verschiedene Möglichkeiten anwenden. Entweder Du markierst die entsprechende Rechnung manuell mit einem Klick einfach als bezahlt (z.B. wenn Du kein Onlinebanking nutzt) oder Du verknüpfst die Rechnung mit dem entsprechenden Zahlungseingang auf Deinem Bankkonto. Ich selbst war dabei etwas zu eigendynamisch, wie sich herausstellte, anstatt einfach dem Programm zu vertrauen. Ich habe nämlich eine Rechnung manuell als bezahlt markiert und mich dann gewundert, dass ich dem dazugehörigen Zahlungseingang auf meinem Konto keinen Beleg zuordnen konnte.
Nun, nachdem ich die Rechnung wieder als unbezahlt markiert hatte, erschien sie wie mit Zauberhand in meinem Buchungsfeld, so dass ich sie durch einen Knopfdruck mit dem Zahlungseingang verküpfen konnte. Schicke Sache, wenn man weiß, dass man später die Belege nicht mehr zusammensuchen muss. Da beginnt sogar Buchhaltung fast Spaß zu machen.
Arbeitsabläufe optimieren mit lexoffice
Einer meiner inhaltlichen Schwerpunkte ist es, Kleinunternehmer dabei zu unterstützen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, um dadurch Zeit zu sparen. Dabei kann Dich diese Software durchaus unterstützen. Mit einem integrierten Kontaktmanagement sammelst und pflegst Du zum Beispiel nicht nur all Deine Geschäftskontakte (die Dir Dank der Cloud auch im Falle eines Computercrashs erhalten bleiben), sondern Du kannst sie auch jederzeit exportieren, um sie zum Beispiel in Excel, Word oder in Deinem E-Mail-Programm zu nutzen. Die nächste Marketing-Kampagne kommt bestimmt, bei der Du Dich freust, darauf zugreifen zu können.
Eine andere Funktion finde ich ebenfalls sehr hilfreich: Du kannst häufig wiederkehrende Produkte oder Dienstleistungen (sogenannte Services) als Rechnungsbausteine einschließlich Preis pro Einheit erfassen. Damit kannst Du bei Deiner Angebots- oder Rechnungsstellung zukünftig richtig Zeit sparen. Einfach die bestehenden Bausteine auflisten, gegebenfalls anpassen, fertig und abschicken.
individuelle „Bausteine“ sparen Zeit bei der Rechnungs- oder Angebotserstellung in lexoffice
Keine Installation notwendig
Lexoffice funktioniert in der Cloud. Das heißt, Du sparst Dir das lästige Herunterladen und Installieren des Programms und kannst von überall darauf zugreifen, auch in der Basisversion. Was jedoch für viele ein Vorteil ist, könnte bei manchen Nutzern zu grauen Haaren führen, denn das bedeutet natürlich im Umkehrschluss, dass Du dafür immer auch eine stabile und kostengünstige Internetverbindung benötigst, was im #ländlichen Raum ja leider nicht immer der Fall ist. Offline damit zu arbeiten und später dann die Daten zu synchronisieren, scheint derzeit nicht möglich zu sein. Dafür kannst Du auch mit Deinem Smartphone oder Tablet nach Bedarf von unterwegs wichtige Geschäftskontakte, dazugehörige Adressen und Vorgänge aufrufen und hast damit Dein Büro quasi immer dabei. Für Leute wie mich, die viel unterwegs sind, ist das natürlich ein Pluspunkt, für andere, die vorrangig an einem festen Ort arbeiten, wird das jedoch nicht so relevant sein.
Solltest Du Dir irgendwann einmal doch noch Unterstützung für Deine Buchhaltung holen wollen, ist das auch kein Problem. Du kannst Deine Daten nicht nur im DATEV-Format an Deinen Steuerberater weitergeben, sondern auch noch weitere Benutzer-Accounts einrichten. Leider scheint es allerdings nicht möglich zu sein, verschiedenen Benutzern unterschiedliche Rechte einzuräumen. Aber da bin ich vielleicht auch etwas pingelig.
Fazit
Lexoffice ist ein erfreulich unkompliziertes und trotzdem flexibles Programm, das auch Leuten, die unsicher in der Anwendung neuer Programme sind und/oder kaum Ahnung von Buchhaltung haben, hilft, schnell einzusteigen und den Überblick über ihre Finanzen zu behalten. Auch mein ästhetisches Empfinden wurde während des Testzeitraums durchaus zufriedengestellt und der dazugehörige lexoffice-Blog mit seiner Community hat auf mich einen sehr sympathischen Eindruck gemacht.
Die wichtigsten Basisfunktionen von lexoffice, die Du für 6,90€/Monat mit lexoffice Rechnung und Finanzen erhälst – Kontakte verwalten, Onlinebanking (mit einer Bank), Rechnungs- und Belegmanagement, Zahlungsabgleich, DATEV-Export und Benutzer-Account für Deinen Steuerberater sind vor allem für Gründer und kleine Unternehmer völlig ausreichend. Voraussetzung ist dabei jedoch, dass Du alle Transaktionen möglichst über Dein (einziges) Konto abwickelst (und deshalb kein Kassenbuch benötigst), mit Umsatzsteuervoranmeldungen nichts am Hut hast und den Rest Deinem Steuerberater überlässt. Hast Du weitere Ansprüche und willst vielleicht sogar Deine Steuerklärung komplett alleine machen, benötigst Du jedoch die Variante lexoffice Buchhaltung und Finanzen oder lexoffice Buchhaltung & Berichte. Hier kannst Du die Funktionen und Preise der drei verfügbaren lexoffice-Varianten vergleichen.
Also alles in allem kann ich das Tool lexoffice guten Gewissens empfehlen. Eine kleine Anregung für die Entwickler hätte ich jedoch. Da ich weiß, welche Knoten im Kopf beim Thema Buchhaltung und Steuern entstehen können, wäre eine Art Assistent hilfreich, der Vorgänge und Eingaben kontinuierlich begleitet und kommentiert, um Buchhaltungsanfängern Vorgänge und Zusammenhänge kontinuierlich zu verdeutlichen, so wie es bei einigen Steuerprogrammen üblich ist. Im Blog und in der Wissensdatenbank sind ja im Prinzip bereits sehr viele Informationen zusammengetragen worden, die verwendet werden könnten. Vielleicht wird ja dazu auch demnächst einmal abgestimmt?
Am besten machst Du Dir einfach selbst ein Bild, ob lexoffice für Dich und Deine Buchhaltung das Richtige sein könnte. Mit einem kostenlosen Testzugang hast Du einen Monat lang unverbindlich die Möglichkeit, festzustellen, wie Du damit klar kommst und welche Module Du benötigst.
Hier nochmal ein kleiner Überblick für Dich:
Pro:
- keine Installation auf dem PC notwendig
- unkomplizierte individuelle Einrichtung einschließlich personalisierter Vorlagen
- mehrere Benutzeraccounts können eingerichtet werden
- prinzipiell keine Vorkenntnisse in Buchhaltung notwendig
- Verknüpfung mit mehreren Bankkonten möglich
- Belege werden automatisch zugeordnet
- intuitive Bedienung
- neben Wissensdatenbank auch Youtube-Tutorials
- Anregungen von Nutzern fließen in die Verbesserung des Programms ein
- Preis beinhaltet Hosting, Datensicherung, Updates und Support
- Vertrag ist monatlich kündbar.
Contra
- kontinuierlich eine stabile Internetverbindung benötigt / kein Offline-Arbeiten möglich
- kein „Assistent“, der Vorgänge und Eingaben kontinuierlich begleitet und kommentiert